Quo vadis, projektijuhtimine?

Mida tähendab projektijuhtimine? See tähendab mõneti kõike – on ju projekt kui üks ajutine organisatsioon koos kõige sinna juurde kuuluvaga. Nii peab projektides arvestama nii projektitiimi, partnerite kui ka klientide huvidega, disainima pakutavaid teenuseid, tulemeid ning projekti enda sisemisi protsesse, olema tõhus, arvestama muutuvate olude ja suundumustega, kuid mitte unustama strateegilisi ja mõõdetavaid eesmärke. Nii saab kanda igapäevase problemaatika üle projektidesse ja vastupidi, projektipõhiselt saadud kogemused alalistele organisatsioonidele. Projektijuhi elukutse on igas mõttes hea karjäärivalik.

Et olla hea projektijuht, ei peagi justkui eraldi õppima. Paljudel inimestel on see juba loomuses: nad tahavad midagi muuta, viia kedagi või midagi punktist A punkti B nii, et asjasse puutuvad huvipooled rahule jääks. Kui vaadata, mis on projektijuhtimises siiski koolis või oma kogemuse põhjal õpitav, siis projektijuhtimise pädevusmudelis (vt projektijuhi kutsestandardit Eesti Kutsekoja lehel) on valdkonnad jagatud kolme kategooriasse: projekti kohandamine keskkonnaga, teiste inimestega suhtlemine, sh enesekohased oskused ja tehnilised pädevused. Projektijuht peab mõistma, milliseid ootusi ümbritsev ärisituatsioon, seadusandlik ja kultuurikeskkond projektile seavad, ning lähtuma väljakujunenud eetilistest printsiipidest. Samas on kriitiline see, kuidas projektijuht eestvedajana projekti huvipoolte ja eriti oma meeskonnaga suhestub, millise kultuuri ta selles ajutises organisatsioonis kehtestab, milline inimene ta on ja kuidas kriisisituatsioonides nii iseenda kui ka teiste juhtimisel hakkama saab.

Ometi on projektijuhtimise õpingutes ja ka protsesside kirjeldustes tihti kesksel kohal tehnilised oskused hallata mõõdetavaid eesmärke, kirjeldada, kavandada, spetsifitseerida ja täpsustada kõikvõimalikke töid, koostada ja jälgida eelarvet, kavandada ajalisi piiranguid, talletada ja edastada infot väärtuslikul viisil, juhinduda riskianalüüsis toodust jne. Projektijuhtimise terminibaasis (P3M, https://sonaveeb.ee/ds/p3m) on mõisted süstematiseeritud valdkondadesse organisatsiooni ning selle juhtimist ja valitsemist puudutava järgi, aga ka tööde, ajakava, eelarve, riskide ja kvaliteedijuhtimise põhjal. Veel on mõisted jagatud selle järgi, kas kirjeldada tuleb konkreetseid dokumendivorme, protsesse, rolle, tehnikaid või nimetada üksikuid väärtuseid, mõõdikuid. Selleks, et sellest sõnavarast üldiselt konkreetsele ärivaldkonnale vaatamata aru saada, peab ikka õppima: kas siis koolis või iseseisvalt, näiteks raamatuid lugedes, teiste projektijuhtidega kogemusi vahetades, seminaridel ja konverentsidel osaledes või esinedes.

Millest aga projektijuhtimisega seotud inimesed Eestis 2023. aasta kevadel eeskätt mõtlevad? Eesti Projektijuhtimise Assotsiatsioon korraldas veebruaris Tallinnas konverentsi, mille teema oli kriisi- ja muudatuste juhtimine, innovatsioon ja projektijuhtimise tulevik. Konverentsi ambitsioonikas pealkiri oli „Edasi normaalsusse?“ ja ürituse käigus astus Radisson Collection Hoteli seminariruumis üles kümme esinejat, kes on kõik moel või teisel projektijuhtimisega seotud.

Ivars Ruņģis (Läti Riiklik Projektijuhtimise Assotsiatsioon) tõstatas küsimuse, kas aastal 2050 on projektijuhi roll veel alles, ning tõdes, et on. Seda eelkõige sellepärast, et üha rohkem peavad töötajad võtma oma ametikohal projektijuhi rolli, et lahendada ootamatuid olukordi, olla valmis keerukusteks eri projektides ja tegutseda mitte ainult kohalikul vaid ka maailma tasandil. Esikohal on formaalsetel ja mitteformaalsetel viisidel kohanemine ja õppimine, et omandada uusi, eriti tulevikuoskusi. Keskmes on see, kuidas õppida lõppenud projektidest selgelt, seda kirjalikult talletada, sidudes kõike strateegiliste eesmärkide saavutamisega, aga ka parimate tavade ja pädevusraamistikega, sh õppida sotsiaalseid oskusi, vaimset tasakaalu, entusiastlikku olemust.

Ursel Velve (Mainor Ülemiste) rääkis kolmest kriisist, mis on tabanud Ülemiste City arendust, ning sellest, mida neist õppida. Ursel rõhutas, et mitmekülgne kliendiportfell ja visioon on need, mis aitavad raskel ajal edasi liikuda ning otsuseid langetada, konteksti sobivaid projekte algatada ja neid paindlikult juhtida. Võib tõdeda, et ebastabiilsus on uus normaalsus. Kindel on seegi, et töökohast saab sageli teine kodu ja väärtuste edasikandmise koht.

Bert Lõuke (Viru Keemia Grupp) nentis, et selline suurettevõte nagu Viru Keemia Grupp, kus igapäevaselt käimas sadu protsesse, ei saa endale kriisijuhtimises vigu lubada. Oma ettekandes rõhutas Lõuke, et keerulises olukorras peab panema rõhku ennetusele ja info edastamisele. Tulekahju on kergem kustutada, kui olla selleks valmis. Samuti ei saa välistada suurtootmises aeg-ajalt ette tulevaid suuremaid ja väiksemaid kriise. Et nendega toime tulla, on vaja pidevalt areneda ning rajada kriisijuhtimine faktidele, mõõdikutele ja selgetele juhtimisahelatele.

Aleksei Filippov (Milrem Robotics), kelle tööandja on Eesti üks uuenduslikumaid ettevõtteid robootika, militaartehnika ja autonoomsete süsteemide arendamise vallas, jätkas kriiside teemal. Filippovi sõnul on kriisid kasulikud seetõttu, et aitavad  teha kindlaks organisatsiooni küpsust ning on IT-operatsioonide jaoks proovikivi ja üleminek järgmisele arenguetapile. Meeskonnavaimu ja moraali hoidmisel on selles väga tähtis osa. Keskastmejuhid, sh projektijuhid peavad tagama motiveeritud meeskondade töö ka kriiside ajal, nende roll on mõõtmatu.

Pirkko Valge (Heateo Sihtasutus) tõi esile, et pöörased ideed panevad sponsoreid liituma, aga ainult siis, kui õhkkond on usalduslik, seda on teadlikult loodud. Just projektijuht on see, kes loob usaldusväärsust: tema võimekusest sõnastada visiooni, hoida inimesi koos(töös) ja olla loov, kuid ka väga korrektne kõigis asjaajamistes, sõltub edukus. Tuntud hüüdlause „Teeme ära!“ asemel saab hüüda „Juhime ära!“.

Ürituse lõpetanud vestlusringis seoti projektijuhtimine kui muutuste taganttõukaja selgelt ettevõtlikkusega. Janeck Uibo (ajakiri Edasi) täiendas seda mõtet, lisades, et mitte keegi ei võlgne meile midagi, on ainult vabadus saavutada, sh võita mõjukate isikute poolehoidu. Tähtis on mõelda sellele, millist tähendust projektijuht või ettevõtja ühiskonnas loob. Marek Trautmann (BLRT Grupi IT direktor) nentis, et midagi ei tule tagasi, liikuda tuleb ikka ainult edasi.

Ennustamine on teadagi tänamatu töö, aga sellegipoolest võib küsida, mis on projektijuhtimises peamised suunad, mis lähiajal maailma vallutavad. Jiwat Ram kirjutab artiklis „Milline on projektijuhtimise kui distsipliini tulevik?“ (2022) et areng ja muutused on loomulikud nii inimeste, organisatsioonide, ametite kui ka ühiskondade seas. Enne muudatuste rakendamist tuleb aga kaaluda, milline on parim tee tulevikku, ja küsida endalt, mis vajab muutmist, kas muudatus on vajalik ja kasulik ning milline peab muudatus olema, et see sobiks kõikidele sidusrühmadele. Antonio Nieto-Rodriguez kirjutas juba 2020. aastal artiklis „2021 and beyond.... 5 Disruptive Trends in Project Management“, et lähima viie aasta jooksul näeb maailm rohkem projekte kui iial varem.

Nieto-Rodriguez nimetab lähiaastate viis peamist suundumust:

1. Püsivate ametikirjelduste asemele tekivad ajutiste projektidega seotud ülesannete kirjeldused.
2. Projektijuhist saab strateegiat rakendav professionaal.
3. Tööriistakast avardub: selles ei ole mitte ainult agiilne või koskmudel, vaid need mõlemad ja palju muud.
4. Projektijuhtimise üksuse lõpp – muutu agiilse äri (Business Agility) edendajaks või mine hingusele.
5. Projektijuhtimises hakatakse aktiivselt kasutama tehisaru ja tehnoloogia arenguga tuleb kaasas käia.

Aastal 2023 on juba mitu neist ennustustest täitunud – eriti see, mis puudutab tehisaru. Ilmselt ei kahtle meist keegi enam ChatGPT võimekuses.

Projektijuhtimise tulevik on meie endi kätes ning kõige paremini aitab praeguses maailmas hakkama saada ja edu saavutada hea kohanemisvõime.